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Confidentialité

Le but de cet énoncé au sujet de la protection des renseignements personnels est de vous informer sur le type d’information personnelle qu’AC Allen, Paquet & Arseneau LLP perçoit concernant votre vie privée afin d’accomplir notre travail professionnellement. Cet énoncé explique aussi comment nous utilisons et nous présentons cette information ainsi que les mesures de sécurité que nous employons afin de s’assurer que cette même information personnelle n’est pas divulguée à des tiers non autorisés.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Un renseignement personnel est celui qui vous identifie en tant qu’individu. Ceci comprend votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre courrier électronique, votre numéro d’assurance sociale, vos numéros de carte de crédit, vos informations bancaires et créditrices et plus encore. Toutefois, les renseignements personnels ne comportent pas toute l’information concernant vos entreprises comme par exemple les titres, l’adresse, le numéro de téléphone ou toute autre information qui vous identifie à l’entreprise. De plus, l’information obtenue en tant qu’employé d’une entreprise n’est pas considérée comme étant un renseignement personnel.

Comment obtenons-nous vos renseignements personnels ?

Nous obtenons toujours vos renseignements personnels, avec votre consentement, de façon honnête et légale sinon avec des moyens permis ou requis par la loi.

Comment utiliserons-nous vos renseignements personnels ?
Nous identifions toujours le besoin de ces renseignements personnels lorsque nous les recueillons avec votre consentement. La principale raison que nous utilisons l’information personnelle est selon l’exigence des autorités gouvernementales ou selon votre demande. Nous pourrions aussi utiliser vos renseignements personnels si la transmission de ceux-ci est permise ou exigée par la loi.

Quand et comment obtenons-nous votre consentement ?
Nous obtenons votre consentement avant ou pendant la collecte des renseignements ou dans toute autre circonstance que ce soit avant ou au moment de l’utilisation ou de la transmission de vos renseignements personnels pour n’importe quelle intention. Vous pouvez nous fournir votre autorisation verbalement ou par écrit. De temps à autre, nous pourrions obtenir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels en nous basant sur votre autorisation ou si la divulgation est permise ou exigée par la loi.

Comment assurons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels lorsque nous devons transiger avec un tiers ?
Nous nous assurons à ce que le tiers que nous avons engagé afin d’accomplir un service pour votre compte à qui nous transmettons vos renseignements personnels, a soit obtenu votre consentement ou a soit été autorisé ou requis par la loi. De plus ce tiers se doit lui aussi de respecter les termes de cet énoncé sur la protection des renseignements personnels. Nous chercherons toujours à obtenir votre consentement en ce qui concerne la divulgation de vos renseignements personnels, et ce, avant la transmission de ceux-ci.

Combien de temps allons-nous utiliser, divulguer ou retenir vos renseignements personnels ?
Nous gardons des renseignements personnels, des lettres ou des commentaires dans votre dossier aussi longtemps que nous le jugeons nécessaire. Tout ceci dans le but de satisfaire la raison première pour laquelle ces renseignements avaient été recueillis ou tout simplement pour respecter le temps permis ou exigé par la loi. Nous avons établi une politique de conservation d’archives basée sur la raison d'origine et sur la nature de l’information recueillie.

Comment pouvez-vous réviser les renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués ?
Nous mettrons à votre disponibilité toutes informations personnelles spécifiques que nous avons recueillies, utilisées ou divulguées si vous en faites la demande par écrit, dans la mesure permise ou requise par la loi.

Comment savons-nous qu’un renseignement personnel est précis ?
Nous nous assurons que vos renseignements personnels soient aussi précis que possible, complets et mis à jour régulièrement. Nous n’allons cependant pas mettre à jour ces informations de façon routinière, à moins qu’un tel procédé devienne nécessaire. Nous nous attendons à ce que vous nous fournissiez par écrit les changements de vos renseignements personnels.

Que faire si un renseignement personnel que nous avons n’est pas à jour ?
Vous pouvez, à tout moment, nous faire un sommaire en ce qui concerne l’exactitude et l’intégralité de vos renseignements personnels. Si vous pouvez démontrer avec succès que vos renseignements personnels ne sont pas à jour ou qu’ils sont incomplets, nous ferons les changements. Si cela s’avère indispensable, nous transmettrons l’information corrigée aux tiers qui ont accès à vos renseignements personnels.

Quel est le temps de réponse à vos demandes écrites ?
Nous tentons de répondre à chacune de vos demandes écrites dans un délai de moins de 30 jours suivant la réception de cette demande. Nous vous aviserons, par écrit, si nous ne pouvons pas vous répondre dans ce délai prescrit. Vous avez le droit de vous plaindre au commissariat à la protection de la vie privée du Canada concernant ce délai limite de 30 jours.

Quels sont les coûts relatifs aux demandes de renseignements en ce qui concerne vos informations personnelles, nos énoncés de confidentialité ou nos politiques ?
Nous ne pouvons vous demander de subir des coûts lorsque vous consultez vos renseignements personnels ou que vous demandez des renseignements relatifs à nos énoncés sur la protection des renseignements personnels ou encore sur nos politiques administratives sans vous fournir une estimation approximative des coûts, s’il y a lieu.

Comment fait-on afin de s’assurer que c’est vraiment vous qui demandez les renseignements personnels ?
Nous pouvons vous demander de nous fournir suffisamment d’informations qui vous identifie afin de nous permettre d’utiliser ou de distribuer vos renseignements personnels. De tels renseignements seront seulement utilisés pour ce besoin.

Quels sont les outils de protection disponibles afin de protéger vos renseignements personnels ?
Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques afin de protéger vos renseignements personnels contre les pertes, les vols, l’accès ou les divulgations non autorisés, les photocopies, l’utilisation ou les modifications. Les seuls employés qui sont autorisés et qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont, dans leurs descriptions de tâches, « le droit » de connaître vos informations ou que leurs tâches nécessitent raisonnablement de connaître vos informations.

Comment allez-vous nous contacter concernant l’accès à vos renseignements personnels et à nos énoncés de confidentialité et nos politiques administratives ?
Les commentaires, les questions, les inquiétudes ou les plaintes au sujet de vos renseignements personnels, de notre énoncé sur la protection des renseignements personnels ou de nos politiques administratives, devraient être envoyés à notre officier de confidentialité, par écrit, à l’adresse suivante :


Attention: Mr. Alain Pitre, CGA
Privacy Officer / Officier de confidentialité
AC Allen, Paquet & Arseneau LLP
Chartered Accountants / Comptables agréés
PO Box 519
Campbellton, NB
E3N 3G9


Alain.Pitre@apallp.com

Allen, Paquet & Arseneau LLP